Portale
Was sind Portale und wie nutzt man sie? Das alles und mehr in der Benova Dokumentation.
Inhaltsverzeichnis
Portale
Portale stellen die Kontaktpunkte dar, über die alle Anrufe – sowohl von stationären Geräten als auch mobil – eingehen. Diese Anrufe erscheinen anschließend für alle Benutzer, die in den Portalen hinterlegt sind, im Frontoffice von Benova. Portale lösen bekannte Warteschleifen mit erweiterten Funktionen und verbesserter Customer Experience ab.
Neue Portale hinzufügen
In der Übersicht – unter dem Punkt Portale 
, der Einstellungen – sehen Sie zunächst alle angelegten Portale sowie die Benutzer.
Nur Benutzer eines Portals sehen die dort eingehenden Anrufe, wobei ein Nutzer auch gleichzeitig Benutzer mehrerer Portale sein kann. Zudem sehen Sie den Portal-Link, den Sie beispielsweise einem Button auf Ihrer Webseite zuordnen können.
Über den Button „Neues Portal hinzufügen“ fügen Sie ein Portal hinzu (Lizenz kann erforderlich sein). Zum Löschen eines Portals, markieren Sie das betreffende Portal 
, betätigen den Löschen-Button und bestätigen die Aktion.
Portale bearbeiten
Zum Editieren eines Portals klicken Sie einfach auf den Namen des Portals. Sie gelangen nun zum eigentlichen Anrufmanagement. Alle folgenden Schritte gelten für ein neu angelegtes Portal völlig analog.
Allgemeine Einstellungen
In der Sektion „Allgemein“ können Sie Name und Beschreibung des Portals eingeben. Den Portal-Link aus der vorgehenden Übersicht finden Sie darunter. Der Weiterleitungs-Link ist die URL, auf die der Anrufende nach einem Anruf weitergeleitet wird. Für alle Sektionen gilt, dass Änderungen über den „Speichern“ Button bestätigt werden müssen.
Verfügbarkeit
Im Bereich „Verfügbarkeit“ regeln Sie die Öffnungszeiten. Zunächst können Sie über den Regler „Verfügbarkeit“ das Portal öffnen oder schließen. Im darunter liegenden Bereich legen Sie die Öffnungszeiten fest. Durch klicken auf das Plus-Symbol 
, dass erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren, öffnet sich das Modal zum festlegen der Öffnungszeiten. Sie können mehr als eine Öffnungszeit pro Tag festlegen um beispielsweise Pausen abzubilden. Zum editieren einer Öffnungszeit, klicken Sie bitte auf die Zeit, zum Löschen auf das Kreuz 
.
Unter „Ausnahme hinzufügen“ können Sie einzelne Tage, beispielsweise Feiertage, planen, an dem das Portal entgegen der üblichen Regel geschlossen oder ggf. geöffnet werden soll.
Inhalt
Für sieben Stadien eines Anrufs können Sie Inhalte in Form von Bildern oder Videos einfügen.
Hinweis: Jede Änderung muss mit dem „Speichern“-Button bestätigt werden. Unterstützte Formate sind .png, .jpeg und MP4. Dateien größer als 15 MB sollten vermieden werden. Bei Fragen oder Beratungsbedarf können Sie gerne unseren Support kontaktieren.
Zugriff (mobile Endgeräte):
Hier steuern Sie den Inhalt, der angezeigt wird, wenn Kunden auf mobilen Endgeräten den Zugriff des Browsers auf Kamera und Mikrofon erlauben. Um individuellen Inhalt anzuzeigen, müssen Sie die Verwendung dieses Inhalts aktivieren. Andernfalls wird die Meldung, dass der Zugriff auf Kamera und Mikrofon erforderlich ist, mit schwarzem Hintergrund angezeigt.
Standardinhalt des Portals für stationäre Geräte:
Hier können Sie den Inhalt für Ihre stationären Geräte, z.B. Videoberatungskabinen, festlegen, der angezeigt wird, wenn kein Anruf eingegangen ist.
Vor dem Anruf:
Legen Sie fest, was vor dem Anruf angezeigt wird. Sie können eine Begrüßungsnachricht anzeigen lassen und ein eventuell global hinterlegtes Unternehmenslogo einblenden.
Bestimmen Sie, ob der Kunde nach seinem Namen gefragt werden soll. Wird der Name nicht abgefragt, erscheint der Kunde als Gast.
Ein frei gestaltbares Opt-in-Formular ermöglicht es Ihnen, die Zustimmung des Kunden, z.B. zu Aufzeichnungen, bereits vor dem Anruf einzuholen. Der Kunde muss seine Zustimmung durch Aktivieren einer Checkbox geben.
Sie können ein Bild oder Video als Full-Screen-Hintergrund sowie ein weiteres Bild oder Video im Vordergrund einfügen.
Willkommen:
Legen Sie ein Bild oder Video als Full-Screen-Hintergrund fest und fügen Sie ein weiteres Bild oder Video für den Vordergrund hinzu. Über einen Regler können Sie einstellen, wie lange der Willkommensinhalt angezeigt werden soll (5s, 10s, 15s). Zudem können Sie eine individuelle Nachricht einblenden. Geben Sie Ihre Nachricht in das vorgesehene Feld ein und aktivieren Sie sie über den Regler.
Warten:
Die Einstellung des Inhalts erfolgt analog zum Willkommens-Inhalt. Sie können bis zu 15 Bilder oder Videos hinzufügen, die im Vordergrund als Karussell angezeigt werden.
Auf Wiedersehen:
Hier können Sie den Inhalt festlegen, der nach einem Anruf angezeigt wird. Um den Inhalt als Full-Screen darzustellen, hinterlegen Sie diesen bitte als Hintergrundbild oder -Video. Zusätzlich können Sie ein weiteres Bild oder Video im Vordergrund anzeigen lassen.
Zudem können Sie eine Feedback-Box aktivieren, die Sie mit den verfügbaren Elementen frei konfigurieren können.
Nicht verfügbar:
Auch hier können Sie ein Hintergrundbild oder -Video als Full-Screen einfügen. Ähnlich wie im Bereich „Warten“ können Sie bis zu 15 Inhalte hinzufügen, die Anzeigedauer festlegen und eine Nachricht einblenden.
Benutzer
Nur Benutzer eines Portals sehen die eingehenden Anrufe. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen. Sollte ein Benutzer über mehr als ein Profil verfügen, kann dieses im entsprechenden Bereich festgelegt werden.
Anrufsteuerung
Sie können entscheiden, ob ein Lautstärkeregler und ein Button zum Beenden des Anrufs auf den Geräten eingeblendet werden sollen. Zudem wählen Sie bitte, ob das Unternehmenslogo während eines Anrufs eingeblendet werden soll. Das Logo wird im Bereich Anwendungs-Setup eingestellt. Wenngleich unsere Kabinen und Terminals über Sensoren zur automatischen Anruferkennung verfügen, besteht die Möglichkeit einen Anruf-Button einzublenden, falls eine Initiierung über die Sensoren aufgrund des Standorts nicht gewünscht ist (Hinweis: nur für Hardware mit Touch-Screen verfügbar).
Logik
Hier legen Sie fest, welcher Agent bei einem eingehenden Anruf priorisiert werden soll.
Design
Hinweis: Wenn keine Einstellungen vorgenommen werden, werden die globalen Einstellungen aus dem Anwendungs-Setup übernommen.
Hier legen Sie das Logo, Favicon und das Standard-Dokument für das Whiteboard fest. Verwenden Sie für das Logo bitte .png oder .jpg-Dateien. Bedenken Sie, dass das Logo über einem grauen Feld eingeblendet wird, wählen Sie also ein entsprechendes Logo aus. Für das Standard-Dokument empfehlen wir ein einseitiges Dokument mit individuellem Inhalt, beispielsweise Logo oder Flyer. Zum Austausch oder Einfügen der Inhalte klicken Sie bitte einfach auf die jeweilige Fläche.
Hinweis: Auf registrierten Geräten muss nach einem Austausch des Logos einmalig der Browser refreshed werden. Dies geschieht alle 15 Minuten automatisch.
Dateien:
Hier legen Sie bitte Dateien ab, die allen Benutzern des Portals zur Verfügung stehen sollen.
Bewertung:
Legen Sie bitte fest, ob der Anrufer nach einem Anruf eine Bewertung und in welcher Form diese erfolgen soll.
Aufnahme:
Sie können festlegen, dass Anrufende vor einem Anruf einem von Ihnen individuell festgelegten Text durch Bestätigen per Checkbox zustimmen müssen. So können Sie sich bereits vor einem Anruf die Zustimmung zu einer Aufzeichnung von Video und/ oder Audio einholen.
Dateien
Hier legen Sie bitte Dateien ab, die allen Benutzern des Portals zur Verfügung stehen sollen.
Bewertung:
Legen Sie bitte fest, ob der Anrufer nach einem Anruf eine Bewertung und in welcher Form diese erfolgen soll.
Aufnahme:
Sie können festlegen, dass Anrufende vor einem Anruf einem von Ihnen individuell festgelegten Text durch Bestätigen per Checkbox zustimmen müssen. So können Sie sich bereits vor einem Anruf die Zustimmung zu einer Aufzeichnung von Video und/ oder Audio einholen.
