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Portale

Was sind Portale und wie nutzt man sie? Das alles und mehr in der Benova Dokumentation.

Inhaltsverzeichnis

Portale

Portale sind die Kontaktpunkte über die alle Anrufe, sowohl von stationären Geräten als auch mobil, eingehen. Dies Anrufe erscheinen dann für alle Benutzer im Frontoffice von Benova. Am ehesten sind Portale mit Warteschleifen mit deutlich erweiterter Funktion vergleichbar.

Neue Portale hinzufügen

In der Übersicht – unter dem Punkt Portale , der Einstellungen – sehen Sie zunächst alle angelegten Portale sowie die Benutzer. 
Nur Benutzer eines Portals sehen die dort eingehenden Anrufe, wobei ein Nutzer auch gleichzeitig Benutzer mehrerer Portale sein kann. Zudem sehen Sie den Portal-Link, den Sie beispielsweise einem Button auf Ihrer Webseite zuordnen können.

Über den Button “Neues Portal hinzufügen” fügen Sie ein Portal hinzu (Lizenz kann erforderlich sein). Zum Löschen eines Portals, markieren Sie das betreffende Portal  , betätigen den Löschen-Button und bestätigen die Aktion.

Zum Editieren eines Portals klicken Sie bitte einfach auf den Namen des Portals. Sie gelangen nun zum eigentlichen Anrufmanagement. Alle folgenden Schritte gelten für ein neu angelegtes Portal völlig analog.

In der Sektion “Allgemein” können Sie Name und Beschreibung des Portals eingeben. Den Portal-Link aus der vorgehenden Übersicht finden Sie darunter. Der Weiterleitungs-Link ist die URL, auf die der Anrufende nach einem Anruf weitergeleitet wird. Für alle Sektionen gilt, dass Änderungen über den “Speichern” Button bestätigt werden müssen.

Verfügbarkeit:

Im Bereich “Verfügbarkeit” regeln Sie die Öffnungszeiten. Zunächst können Sie über den Regler “Verfügbarkeit” das Portal öffnen oder schließen. Im darunter liegenden Bereich legen Sie die Öffnungszeiten fest. Durch klicken auf das Plus-Symbol (ICON), dass erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren, öffnet sich das Modal zum festlegen der Öffnungszeiten. Sie können mehr als eine Öffnungszeit pro Tag festlegen um beispielsweise Pausen abzubilden. Zum editieren einer Öffnungszeit, klicken Sie bitte auf die Zeit, zum Löschen auf das Kreuz (ICON). Unter “Ausnahme hinzufügen” können Sie einzelne Tage, beispielsweise Feiertage, planen, an dem das Portal entgegen der üblichen Regel geschlossen oder ggf. geöffnet werden soll.

Portale bearbeiten

Zum Editieren eines Portals klicken Sie einfach auf den Namen des Portals. Sie gelangen nun zum eigentlichen Anrufmanagement. Alle folgenden Schritte gelten für ein neu angelegtes Portal völlig analog.

Allgemeine Einstellungen

In der Sektion “Allgemein” können Sie Name und Beschreibung des Portals eingeben. Den Portal-Link aus der vorgehenden Übersicht finden Sie darunter. Der Weiterleitungs-Link ist die URL, auf die der Anrufende nach einem Anruf weitergeleitet wird. Für alle Sektionen gilt, dass Änderungen über den “Speichern” Button bestätigt werden müssen.

Verfügbarkeit

Im Bereich “Verfügbarkeit” regeln Sie die Öffnungszeiten. Zunächst können Sie über den Regler “Verfügbarkeit” das Portal öffnen oder schließen. Im darunter liegenden Bereich legen Sie die Öffnungszeiten fest. Durch klicken auf das Plus-Symbol , dass erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren, öffnet sich das Modal zum festlegen der Öffnungszeiten. Sie können mehr als eine Öffnungszeit pro Tag festlegen um beispielsweise Pausen abzubilden. Zum editieren einer Öffnungszeit, klicken Sie bitte auf die Zeit, zum Löschen auf das Kreuz .

Unter “Ausnahme hinzufügen” können Sie einzelne Tage, beispielsweise Feiertage, planen, an dem das Portal entgegen der üblichen Regel geschlossen oder ggf. geöffnet werden soll.

Inhalt

Sie können für die 5 möglichen Zustände eines Portals oder Geräts Inhalt in Form von Bildern oder Videos einfügen. Für die Zustände „Warten“ und „Standard-Content“ können Sie mehrere Inhalte einfügen, die dann in Form einer Endlosschleife laufen werden. Unterstützte Formate sind .png und MP4, Dateigrößen höher als 15 MB sollten vermieden werden. Sollten Sie Fragen oder Beratungsbedarf haben, kontaktieren Sie gerne unseren Support.

Hinweis: Auf registrierten Geräten muss nach einem Austausch des Inhalts einmalig der Browser refreshed werden. Dies geschieht alle 15 Minuten automatisch.

Benutzer

Nur Benutzer eines Portals sehen die eingehenden Anrufe. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen. Sollte ein Benutzer über mehr als ein Profil verfügen, kann dieses im entsprechenden Bereich festgelegt werden.

Weitere Funktionen

Anruf-Button

Wenngleich unsere Kabinen und Terminals über Sensoren zur automatischen Anruferkennung verfügen, besteht die Möglichkeit einen Anruf-Button einzublenden, falls eine Initiierung über die Sensoren aufgrund des Standorts nicht gewünscht ist (Hinweis: nur für Hardware mit Touch-Screen verfügbar)

Logik

Hier legen Sie fest, welcher Agent bei einem eingehenden Anruf priorisiert werden soll.

Design

Hier legen Sie das Logo, Favicon und das Standard-Dokument für das Whiteboard fest. Verwenden Sie für das Logo bitte .png oder .jpg-Dateien. Bedenken Sie, dass das Logo über einem grauen Feld eingeblendet wird, wählen Sie also ein entsprechendes Logo aus. Für das Standard-Dokument empfehlen wir ein einseitiges Dokument mit individuellem Inhalt, beispielsweise Logo oder Flyer. Zum Austausch oder Einfügen der Inhalte klicken Sie bitte einfach auf die jeweilige Fläche.

Hinweis: Auf registrierten Geräten muss nach einem Austausch des Logos einmalig der Browser refreshed werden. Dies geschieht alle 15 Minuten automatisch.

Dateien:

Hier legen Sie bitte Dateien ab, die allen Benutzern des Portals zur Verfügung stehen sollen.

Bewertung:

Legen Sie bitte fest, ob der Anrufer nach einem Anruf eine Bewertung und in welcher Form diese erfolgen soll.

Aufnahme:

Sie können festlegen, dass Anrufende vor einem Anruf einem von Ihnen individuell festgelegten Text durch Bestätigen per Checkbox zustimmen müssen. So können Sie sich bereits vor einem Anruf die Zustimmung zu einer Aufzeichnung von Video und/ oder Audio einholen.

Dateien

Hier legen Sie bitte Dateien ab, die allen Benutzern des Portals zur Verfügung stehen sollen.

Bewertung:

Legen Sie bitte fest, ob der Anrufer nach einem Anruf eine Bewertung und in welcher Form diese erfolgen soll.

Aufnahme:

Sie können festlegen, dass Anrufende vor einem Anruf einem von Ihnen individuell festgelegten Text durch Bestätigen per Checkbox zustimmen müssen. So können Sie sich bereits vor einem Anruf die Zustimmung zu einer Aufzeichnung von Video und/ oder Audio einholen.

Bewertung

Legen Sie bitte fest, ob der Anrufer nach einem Anruf eine Bewertung und in welcher Form diese erfolgen soll.

Aufnahme

Sie können festlegen, dass Anrufende vor einem Anruf einem von Ihnen individuell festgelegten Text durch Bestätigen per Checkbox zustimmen müssen. So können Sie sich bereits vor einem Anruf die Zustimmung zu einer Aufzeichnung von Video und/ oder Audio einholen.

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