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Frontoffice

Benutzer

Links oben sehen Sie ihr Profil, das in Anrufen angezeigt wird. Das Drei-Punkte-Menü öffnet ein Menü.

Benutzer Modus > wechseln Sie Ihre Ansicht zwischen „ Agenten Modus“ und  „Benutzer Modus“. Im Agenten Modus sieht sich der Nutzer permanent, auch außerhalb eines Anrufs oben rechts. 

ICON Administratoren gelangen über die Einstellungen zum Backoffice.
 In den Account Einstellungen vervollständigen Sie Ihr Profil und machen persönliche Einstellungen.
Ausloggen.

Globale Suche

Nutzen Sie die Globale Suche, um Sessions und Kontakte schnell zu finden. 

Aktive Anrufe

In Aktive Anrufe sehen Sie Ihren aktuellen Anruf und deren Teilnehmern.
Mit klick auf das Mikrofon stellen Sie Ihr Mikrofon aus.
Mit Klick auf das Mikrofon schalten Sie Ihr Mikrofon ein.
Mit Klick auf die Webcam stellen Sie Ihre Webcam aus.
Mit Klick auf die Webcam schalten Sie Ihre Webcam ein.
Öffnen Sie, dass Drei-Punkte-

Sessions

In Sessions haben Sie eine Übersicht über alle Sessions, an denen Sie teilnehmen. Sessions sind öffentliche oder private, permanente Räume, die Sie für Besprechungen nutzen können. Um eine neue Session zu erstellen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Schaltfläche und klicken Sie auf das. Erstellen Sie über das Modal eine neue Session und fügen Sie weitere Benutzer hinzu. 

Um einen Anruf zu beginnen, klicken Sie bitte zunächst auf den Session-Namen. Dieser erscheint danach im mittleren Teil der Oberfläche oben links. Über den Button verwalten Sie die Benutzer einer bestehenden Session. Über den Button starten Sie einen Anruf in der Session, über das    können Sie eine Session verlassen. Administratoren können Session auch über das Backoffice verwalten.

Kontakte

Fügen Sie Kontakte hinzu, um schnell und effektiv mit Ihren Kollegen zu kommunizieren. Die Funktionen finden Sie analog zu Sessions.

Filter

Mittels der Filter unten links können Sie die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Alle Informationen.
  Nur aktive Anrufe sowie die Anrufhistorie werden angezeigt.
  Nur Sessions.
Nur Anrufe, die in Portalen eingehen.
Nur Kontakte.

Zentraler Bereich

Im zentralen Bereich sehen Sie Ihre persönliche Seite. Hier können Sie Ihr Avatar-Bild einstellen und persönliche Einstellungen vornehmen (Hinweis: Diese haben keinerlei Effekt auf eingehende Portal-Anrufe.). Über die Buttons unter Ihren Einstellungen können Sie ein neues Meeting planen oder eine neue Session eröffnen. Sollten Sie Administrator sein, können Sie hier auch neue Nutzer hinzufügen.

Im Bereich „Meine Meeting“ sehen Sie Ihre bereits geplanten Meetings. Alle eingehenden Anrufe werden im Bereich Anrufprotokolle angezeigt. Klicken Sie auf einen Anruf um Ihren KI-gestützten Assistenten „Smart-Meet“ zu öffnen.

Smart Meet

 Smart Meet ist Ihr persönlicher, KI-gestützter Assistent. Sie erhalten eine Zusammenfassung des Gesprächs, eine Aufgabenliste, ein Transkript, eine Stimmungsanalyse sowie die Wiedergabe des Chatverlaufs. Klicken Sie auf die einzelnen Bereiche um diese zu öffnen und bei Bedarf über das entsprechende Icon zu kopieren um den Inhalt beispielsweise an Gesprächsteilnehmer zu verschicken. Smart-Meet ist in den Einstellungen als Standard deaktiviert. Sie können Smart-Meet für die gesamte Plattform im Backoffice aktivieren oder deaktivieren. 

Die Funktionen „Tickets“ und „Nachrichten“ befinden sich in Entwicklung und werden in Kürze veröffentlicht.

 Während eines Anrufs:

Die Steuerung der Funktionen während eines Anrufs erfolgt über Toolbars, die erscheinen, sobald Sie mit dem Mauszeiger über einen Videostream fahren. Das Menü über Ihrem eigenen Stream betrifft Ihre eigenen Funktionen, d.h. Sie schalten beispielsweise Ihre Kamera aus. Das Menü über dem Stream des Gesprächspartners betrifft die Funktionen des Gesprächspartner, 

Schalten Sie Ihre Webcam ein oder   aus. Sie finden ebenfalls eine Übersicht über alle verfügbaren Geräte. 
Schalten Sie Ihr Mikrofon ein oder aus. Sie finden ebenfalls eine Übersicht über alle verfügbaren Geräten. 
 Als Präsentator haben Sie Rechte, Ihren Bildschirm zu teilen oder Teilnehmer dazu aufzufordern  Webcams und Mikrofone auszuschalten. 
 Als Moderator haben Sie eingeschränkte Rechte. 
 Als Zuschauer können Sie Ihre Webcam und Mikrofon einschalten und ausschalten. 
Wechseln Sie zwischen allen verfügbaren Geräten.
 Teilen Sie Ihren Bildschirm.
 Scannen Sie den Videostream, schneiden Sie einen Bereich aus dem Videostream heraus und speichern Sie dieses Bild ab.
 Fotografieren Sie den gesamten Videostream Ihres Teilnehmer. 
Je nach Rolle und Anrufart stehen nicht alle Funktionen zu Verfügung

Rufen Sie die Dokumentenkamera auf um einen Scan anzufertigen.

Oberhalb des Videofenster finden Sie die allgemeinen Funktionen der Session.

Sehen Sie, wie viele Teilnehmer an der Session teilnehmen.
Zeichnen Sie Audio oder Video des Anrufs auf.
Beenden Sie den Anruf.
Öffnen Sie weitere Aktionsmöglichkeiten.
   –  Pausieren Sie den Anruf.
   –  Schließen Sie den Anruf.
   –  Verlassen Sie die Session.
   –  Laden Sie Teilnehmer außerhalb von Benova in die Session ein, indem Sie Ihnen einen Link schicken. 
   –  Laden Sie Benutzer von Benova in die Session ein. 
   –  Deaktivieren Sie alle Mikrofone der Teilnehmer.
   –  Deaktivieren Sie alle Webcams der Teilnehmer.

Weitere eingehende Anrufe

Sollten Sie während eines Gesprächs einen weiteren eingehenden Anruf in ein Portal erhalten, haben Sie die Möglichkeit über das Informations-Symbol eine Vorschau des Anrufs zu erhalten. So können Sie prüfen, ob sich ein wartender Kunde beispielsweise vor einem Gerät befindet. Sie haben nun die Möglichkeit diesen Anruf abzulehnen. 

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie den Anruf ablehnen, wird dieser für die gesamte Plattform, also auch für alle anderen möglicherweise vorhandenen Agenten abgelehnt und verschwindet als eingehender Anruf.

 

Chat

Unterhalb des Videofenster finden Sie den Chat. Sie können jederzeit mit Ihrem Gesprächspartner chatten oder über den Chat Dokumente verschicken. Sie können auch während eines Gesprächs einen Chat mit einem Dritten, z.B. einem Kollegen beginnen, ohne dass ihr ursprünglicher Gesprächspartner davon Notiz nimmt. Hierzu klicken Sie wie gewohnt auf die Session oder den Kontakt, mit dem Sie den Chat beginnen wollen. Sie können jederzeit wieder in den Chat des ursprünglichen Anrufs wechseln, indem Sie auf die Anrufkarte unter aktive Anrufe klicken. Diese Funktion dient dazu, bei Bedarf einen Dritten in ein Gespräch zu bitten.

Laden Sie Dateien von Ihrem Computer in den Chat und Teilen Sie die Datei mit allen Teilnehmern. 
Nutzen Sie Emojis.
 Antworten Sie direkt auf Nachrichten. 
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü, um Nachrichten weiterzuleiten, zu bearbeiten, löschen oder zu antworten.  

Toolbar rechts

Oben rechts finden Sie das Dateimenü . Es ist unterteilt in die Bereiche:

• Persönlich: Sie können über das Backoffice persönliche Dokumente ablegen, die Ihnen in Gesprächen schnell zur Verfügung stehen.

• Portal: Über das Backoffice können Administratoren Dateien ablegen, die allen Nutzern des Portals zur Verfügung stehen sollten, z.B. häufig verwendete Kundeninformationen.

• Session: Hier finden Sie alle Dokumenten, die während eines Gesprächs erzeugt oder in diesen Ordner geladen wurden. Dieser Bereich leert sich vor jedem neuen Gespräch.

• Geteilt: Alle Dokumente die über den Chat oder über diesen Bereich mit dem oder den Gesprächspartnern geteilt wurden. Dieser Bereich leert sich vor jedem neuen Gespräch.

Oberhalb des Dateimenüs finden Sie zudem den PDF-Umwandler. Sie können so aus gescannten schnell PDFs anfertigen oder aus mehreren Dokumenten ein PDF zusammenfügen.

Wählen Sie rechts unter  Dokumente das oder die gewünschten Dokumente aus, indem Sie vor dem Dateisymbol einen Haken setzen. 

Wählen Sie  aus, um die ausgewählten Dokumente in ein PDF umzuwandeln.
Wählen Sie  aus, um die ausgewählten Dokumente zu löschen.

Unterhalb des Dateimenüs finden Sie die Widgets. Hier finden Sie nochmals Funktionen, die in einem Gespräch über die Menüs zu Verfügung stehen. Über die Widgets können Sie diese auch außerhalb eines Gesprächs verwenden.
Workflows ist eine Funktion, die in Kürze veröffentlicht wird.
 Sehen Sie Ihre Benachrichtigungen auf einen Blick. 

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